Mit diesen Tipps ziehen sie die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit
Für viele Arbeitnehmer ist die Arbeit im Home-Office zunächst einmal ein Segen: es entfallen lange Arbeitswege, man kann sich in vertrauter Umgebung unkompliziert in bequemer Kleidung bewegen und die Flexibilität, doch mal zwischendurch etwas Privates erledigen zu können und dafür eine Jobaufgabe später umzusetzen., sind dabei eindeutige Vorteile. Jedoch liegt gerade in der flexiblen Zeiteinteilung und der fehlenden Distanz auch häufig eine Stressfalle. So kann die Arbeit in den eigenen vier Wänden zur gesundheitlichen Belastung werden, wenn keine klaren Strukturen und Rahmenbedingungen geschaffen werden. In diesem Beitrag möchten wir der Frage nachgehen, wie sich der Home-Office-Alltag optimal gestalten lässt und wie wichtig dabei ein geregelter Mix aus konzentrierter Arbeit und Erholungsphasen für Körper und Geist ist.
Feste Routinen: Strukturieren Sie Ihren Tag und etablieren Sie gute Gewohnheiten
Mit dem Smartphone oder Laptop morgens im Bett direkt die ersten Mails beantworten, dann mit dem ersten Kaffee zum Schreibtisch. Zwischendurch vielleicht noch ein Frühstück für die Familie machen und die Kinder zur Schule verabschieden. Telefonate, E-Mails und Projekte – und in der Waschmaschine läuft das Programm Buntwäsche. Eine schnelle Scheibe Brot vorm Rechner, ein Zoom-Call mit der Abteilung und am Abend noch fix die letzten Mails beantworten, bevor es erschöpft auf die Couch und später in einen unruhigen Schlaf geht. Viele kennen aktuell solche oder ähnliche Tagesabläufe. Denn ohne klare Strukturen, ist es schwer im Alltag klare Grenzen zwischen Job und Feierabend zu ziehen. Wir haben Ihnen sieben nützliche Tipps zusammengestellt, die Ihnen den Alltag im Home-Office erleichtern.
7 Tipps für einen strukturierten Tagesablauf im Home-Office
- Erstellen Sie einen Stundenplan (Download Stundenplan)
Planen Sie Ihre Woche, planen Sie Ihren Tag! Ein fester Rahmen bietet eine klare Orientierung. Wann beginnt Ihr Arbeitstag, wann endet er? Planen sie feste Pausenzeiten ein. Gibt es wiederkehrende digitale Meetings oder Calls? Und falls Sie in einer Familiengemeinschaft leben, ist ein Stundenplan für die gesamte Familie sinnvoll und schafft Transparenz.
- Schaffen Sie eine räumliche Trennung von Arbeit und Freizeit
Wenn es schon keine große räumlich Trennung von Arbeit und Freizeit im Home-Office gibt, sollte zumindest die größtmögliche Trennung geschaffen werden. Ideal ist ein Arbeitszimmer oder ein Zimmer, welcher als solches mitgenutzt werden kann. Wenn es keinen extra Raum gibt, dann nutzen Sie eine feste Ecke. Vielleicht ist auch ein Raumtrenner eine Lösung, um Ihren Arbeitsbereich abzugrenzen und um nach Feierabend auf andere Gedanken zu kommen. Gestalten Sie Ihren Arbeitsplatz gemütlich und ordentlich, das sorgt auch für Klarheit in den Gedanken.
- Schaffen Sie eine klare Kommunikationsstruktur für Ihre Kommunikationskanäle
Besonders im Home-Office sind wir auf verschiedene Kommunikationskanäle angewiesen. Die Kommunikation erfolgt meist über Mails, Telefonate, digitale Meetings, Projektmanagement-Tools oder Messengerdienste. Daraus entsteht oft eine Flut an Informationen. Überlegen Sie sich genau, welche Inhalte zu welchem Kanal passen. Damit vermeiden Sie im Nachhinein lange Suchen nach Informationen. Und um die Grenze zum Feierabend zu finden: richten Sie genaue Verfügbarkeiten und Zeiten in Ihren Accounts ein und kommunizieren Sie die Zeiten Ihren Kollegen. So erreichen Sie Mails, Telefonate aber auch zum Beispiel Slack-Nachrichten an Ihrem Arbeitstag und nicht im Feierabend.
- Bauen Sie Bewegung in Ihren Alltag ein
Der Weg ins Büro und zurück sowie zahlreiche Wege zwischendurch. Der Gang zur Kantine, zum Drucker oder das Lunchdate mit Kollegen vor der Tür. Auch in Ihrem Home-Office-Alltag sollten Sie sich weitere Wege einplanen als nur zur Kaffeemaschine. Wie wäre es zweimal in der Woche mit einem fest geplanten Spaziergang? Oder einer Mittagspause mit Yoga? Ist der Arbeitstag mal ausnahmsweise völlig verplant, können Sie einen Walk&Talk machen und das Telefonat mit Ihrer Kollegin auch im Gehen führen. Aber auch die stündliche Bewegung ist wichtig. Stehen Sie mindestens einmal pro Stunde auf und bewegen Sie sich für einige Minuten. Daran erinnern kann eine Smartwatch oder ein Timer im Smartphone.
- Geben Sie der Hausarbeit ein eigenes Zeitfenster
So sehr die Nähe zu nötigen Aufgaben im Haushalt auch verlockt: Wer sich ständig ablenken lässt, kann sich schwer fokussieren und wird immer wieder aus seinen Aufgaben herausgerissen. Planen Sie ein festes Zeitfenster für den Haushalt in Ihrem Stundenplan ein.
- Optimieren Sie Ihr Zeitmanagement
Erstellen Sie sich eine Übersicht zu allen wichtigen Aufgaben und bündeln Sie diese in logische Einheiten. Beantworten Sie beispielsweise E-Mails einmal vormittags und nachmittags am Stück, starten Sie mit der wichtigsten Aufgabe und legen Sie sich erforderliche Anrufe in einen Time-Slot.
- Führen Sie ein Erfolgsjournal
Beginnen Sie Ihren Arbeitstag im Home-Office bewusst und fokussiert mit einem Erfolgsjournal. Dabei tragen Sie Ihre Ziele und Ihre To Do´s ein, idealerweise aufgeteilt in private und berufliche. Erstellen Sie am Montag einen Wochenplan, um Ihnen einen Überblick zu erleichtern. Es sind nur wenige Minuten am Tag nötig, die eine enorme Wirkung entfalten: das Erfolgsjournal fördert die Motivation, Zufriedenheit und sogar das Selbstbewusstsein. Denn Im Home-Office fehlt häufig der Zuspruch aus dem direkten Austausch mit Kollegen und Vorgesetzten noch mehr. Zudem werden gute und schlechte Gewohnheiten deutlich. Es gibt also viele gute Gründe, ein Erfolgsjournal in die Morgenroutine fest einzubauen.
Tipp: „Das 6 Minuten Erfolgsjournal“ ist besonders ansprechend und sinnvoll aufgebaut: https://urbestself.de/products/das-6-minuten-erfolgsjournal-aquarellblau
Spezielle Rahmenbedingungen für Home-Office für Familien: Home-Office im Schichtdienst
Glücklicherweise sind die Kindergärten und Schulen aktuell weitestgehend geöffnet. Für Familien war im Frühjahr und Sommer besonders die Doppelbelastung und fehlende Ruhe ein großes Problem. Aber auch nun im Herbst- Winter 2020/2021 kann es immer wieder zu Schließungen kommen. Ein Schichtplan mit klarer Zeiteinteilung kann hier eine Lösung sein.
Dabei sollten sich Paare organisieren und die Zeiten für die Kinderbetreuung nach Möglichkeiten und Flexibilität aufteilen und mit den Arbeitgebern und Teams besprechen. So ist man beispielsweise nur zwei Stunden am Vormittag und zwei Stunden am Nachmittag erreichbar und arbeitet am Laptop. Dafür ist das Stresslevel deutlich niedriger, weil man in diesen Stunden konzentriert und fokussiert arbeiten kann. Für Alleinerziehende bietet sich diese Möglichkeit nur, wenn die Kinderbetreuung organsiert werden kann. Idealerweise sollte ein Stundenplan für die ganze Familie erstellt werden und die einzelnen Tage strukturieren. So wird auch für Kinder wichtig klar, wann Mama und Papa arbeiten, wer wann der Ansprechpartner ist und wann zum Beispiel Hausaufgaben erledigt werden.
Jetzt kann der Feierabend kommen!
Gönnen Sie sich nach einem Arbeitstag im Home-Office ein Zeitfenster für sich. Was tut Ihnen gut und befreit Ihren Kopf? Das könnte eine kurze entspannte Mediation sein, ein Spaziergang oder Sport. Sinnvoll ist eine Bildschirmfreie Zeit, darüber freuen sich auch Ihre Augen. Eine feste Routine wird Ihnen helfen, gute Gewohnheiten zu etablieren. Stellen Sie sich die Sportschuhe schon in die Nähe oder lassen Sie sich täglich um die gleiche Zeit an eine Mediation erinnern. Schon 15 Minuten bringen Sie auf andere Gedanken. Geben Sie sich Zeit, bis die neue Routine zur Gewohnheit wird. Nach ungefähr 66 Tagen ist der Cut zwischen Home-Office und Feierabend fest etabliert.
Wir nehmen gemeinsam mit Ihnen die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter in den Fokus
Im ersten Lockdown der Corona-Pandemie haben viele Unternehmen erste Erfahrungen mit der Arbeit im Home-Office gemacht. Dabei wurde der Fokus oft auf die technischen Rahmenbedingungen und Unternehmensprozesse gelegt und diese haben sich meist besser etabliert als erwartet. Das Vertrauen in die Mitarbeiter und das Arbeitsmodell Home-Office ist deutlich gestiegen. Wir von Körperwerft unterstützen Sie gerne bei dem nächsten wichtigen Schritt: Wir optimieren die Rahmenbedingungen oder die Arbeitsabläufe und schaffen gemeinsam mit Ihnen eine gesunde Arbeitskultur im Home-Office. Ihre Wünsche oder Anforderungen können dabei ganz unterschiedlich sein. Unsere diversen Experten aus dem betrieblichen Gesundheitsmanagement arbeiten verknüpft zusammen. Wir entwickeln ein individuelles Konzept, damit die Arbeit im Home-Office langfristig erfolgreich ist und Ihre Mitarbeiter dabei fit und gesund bleiben. Das können Beratungen, Trainings oder Schulungen sein. Natürlich auch online!
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